为办公软件设置自动备份一览大全

我们在用一些字表处理软件编辑文件时, 有时为了防止文件的损坏和数据的丢失, 通常用手工的方法对文件进行得备份保存 。 其实, 这些字表处理软件一般都有自动备份的功能, 只要稍加设置一下就行了 。
一、让Word自动备份文件
启动Word2003(其它版本操作相似, 下同), 执行“工具→选项”命令, 打开“选项”对话框(如图1), 切换到“保存”标签下, 选中“保留备份”选项, 确定返回 。

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经过这样的设置, 以后在用Word编辑并保存所有文件时, 系统会在保存原文件的文件夹中, 生成一个名为“备份属于原文件名.wbk”的备份文件, 并且该备份文件可以用Word直接打开编辑 。
二、让Excel自动备份文件
启动Excel2003, 执行“保存”(新文件)或“另存为”(原有文件)操作时, 打开“另存为”对话框(如图2), 按工具栏上的“工具”选项旁的下拉按钮, 在随后出现的下拉列表中, 选择“常规选项”, 打开“保存选项”对话框(参见图2), 选中“生成备份文件”选项, 确定返回, 再保存文档 。

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经过这样的设置, 以后用Excel再次编辑该文件, 并执行保存操作时, 系统会在保存原文件的文件夹中, 生成一个名为“原文件名的备份.xlk”的备份文件, 同样, 该备份文件可以用Excel直接打开编辑 。
三、让金山文字自动备份文件
启动金山文字2003, 执行“工具→选项”命令, 打开“选项”对话框(如图3), 切换到“系统”标签下, 选中“保存备份文件(文件备份——*.wps)”选项, 确定返回 。

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经过这样的设置, 以后在用金山文字编辑并保存所有文件时, 系统会在保存原文件的文件夹中, 生成一个名为“文件备份——原文件名.wps”的备份文件, 该备份文件可以用金山文字直接打开编辑 。
四、让金山表格自动备份文件
启动金山表格2003, 执行“工具→选项”命令, 打开“选项”对话框(如图4), 切换到“其它”标签下, 选中“保存的时候备份文件”选项, 然后按“备份文件到下面的目录”选项右侧的按钮, 指定一个文件夹(如D:\金山备份), 再确定返回 。

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经过这样的设置, 以后在用金山表格编辑并保存所有文件时, 系统会在上述指定的文件夹中, 生成一个名为“ET~原文件名.bak”的备份文件, 将其扩展名“*.bak”修改为“*.et”, 即可用金山表格打开编辑了 。
【为办公软件设置自动备份一览大全】 注意:①以上设置中, Excel只对设置的文件有效, 其它设置对所有文件有效 。
②通常备份倒数第二次进行“保存”操作的文件状态, 如果需要“保存”当前正在编辑的所有操作结果, 请在最后执行两次“保存”操作 。
③如果不需要这种功能, 只要在上述相应的对话框中, 撤销选中的相应选项, 确定即可 。